Vous souhaitez gérer l’organisation une soirée professionnelle au sein de vos bureau ? Mais vous ne savez pas comment vous y prendre, manquez d’infos, d’expérience ?
Ne vous inquiétez, nous vous aidons à ne pas oublier d’étape dans l’organisation d’une soirée professionnelle!
#1 – S’organiser à l’avance
La mise en place d’une soirée demande une véritable organisation et un certain nombre de compétences. Le travail en équipe est donc primordiale : pour chacun des membres les rôles doivent être bien définis. Dans l’idéal, désignez un responsable pour chaque domaine : communication, prévention/sécurité, partenariats, bar, sonorisation, etc. Plus vous attendez de participants, plus il vous faudra de monde pour vous aider.
Nous vous conseillons de faire une « check-list » de tous les points à ne pas oublier :
- Réalisation du budget prévisionnel et du rétroplanning
- Prévision de la sécurité, des secours et de la prévention
- Plan de communication
- Musique (concerts, DJs, etc.)
- Animations
- Offre de boissons et de nourritures
- Gestion des départs
- Évaluation
#2 – Communiquer sur vos actions
L’organisation d’une soirée professionnelle demande beaucoup d’énergie et de temps. Il serait dommage d’oublier d’en parler. Dans un premier temps, pensez à réaliser un plan de communication et à le faire circuler au sein de l’équipe. Plus la communication sera structurée, plus vous toucherez de personnes !
Au-delà de l’annonce de la soirée (affiches, flyers, réseaux, médias, site internet, porte badges…). N’oubliez pas de faire la promotion de tout ce que vous avez prévu (DJs, animations proposées…). Avant, mais aussi pendant : annoncez régulièrement tout au long de la soirée les animations que vous avez mises en place par vidéo projecteur, grand écran, annonces micro, etc.
#3 – Penser à la sécurité et aux premiers secours
Les questions de secours et de sécurité sont cruciales dans une soirée d’autant plus que vous pouvez être tenus pour responsables en cas de problème.
Pour certaines soirées un service de sécurité peut être exigé par les autorités administratives. Son rôle est de prévenir les désordres susceptibles de mettre en danger la sécurité des participants. Afin d’optimiser sa prestation, il est indispensable de bien communiquer sur sa présence et d’assurer la bonne articulation entre tous les intervenants (sécurité, secours, acteurs de prévention…). S’il y a des vigiles, ils font partie intégrante du réseau d’acteurs de la soirée : échangez avec eux sur vos attentes respectives.
#4 – Gérer les consommations
La responsabilité que vous pouvez avoir en cas d’accident et les risques encourus par les participants doivent vous amener à réfléchir sur son offre. Mais aussi sur celle des boissons non alcoolisées et de nourriture.(Attention, on ne peut pas vendre de l’alcool sans autorisation préalable.) Ne prévoyez pas trop de types différents d’alcool pour éviter les mélanges.
Prévoyez plus de boissons non alcoolisées que de boissons alcoolisées : quand il n’y aura plus d’alcool, les participants seront obligés de boire du sans-alcool.
Pour le bar, éviter de mettre des chaises pour que les personnes ne s’y attardent trop et puissent profiter de la soirée. Il est inutile d’installer trop de bars également, afin d’éviter l’incitation à la consommation. Vous pouvez penser à créer des cocktails sans alcool. Mais également, à avoir des gobelets/verres plus grands pour les softs que ceux qui contiennent des boissons alcoolisées.
De plus, nous vous conseillons de mettre de la nourriture à disposition des invités, ce qui peut constituer une alternative à l’alcool et limiter les effets d’une consommation à jeun. Comme par exemple, un stand de nourriture: sandwichs, gâteaux, etc. qui peuvent être également proposés au bar. Mais aussi, une distribution de friandises pendant la fête.
#5 – Prévoir des animations
Tout d’abord, il faut penser à des animations pouvant faire plaisir aux participants, alliant convivialité, interactivité, plaisir et se fondant dans le thème de votre soirée.
Ensuite, il vous faut pensez à un espace détente également, il permet à certains invités de faire une pause, loin de l’agitation et du bruit. Cet espace correspond à un besoin naturel de s’extraire momentanément de la fête et ne doit pourtant pas s’en exclure car son succès dépend de sa visibilité. Il doit être implanté dans un lieu de passage : près d’animations calmes, sur une terrasse extérieure, à proximité du bar soft ou de celui consacré à la nourriture, par exemple. Aménagez cet espace convivial, avec des fauteuils, canapés, chaises, coussins…
Pour les animations pour vous pouvez faire des jeux, karaoké, concours de danse, caricaturistes, matchs d’improvisation, magiciens, tatouages au henné, glacier, stand barbe à papa, etc…