Enence est une société de conseil en ingénierie qui déploie des solutions et des compétences en support aux projets industriels, dans les domaines de la pétrochimie, le nucléaire, la pharmacie…
L’audit sur l’organisation de l’entreprise nous a permis de déterminer des axes d’amélioration de productivité. De nombreux outils étaient utilisés pour la gestion du flux de travail, nous avons donc élaboré une plateforme ERP regroupant tous les outils, permettant la gestion de l’ensemble des processus opérationnels de l’entreprise. Le choix technologique de notre équipe s’est porté sur une application web, permettant à tous les collaborateurs un accès en temps réel de n’importe quel terminal..
Le domaine d’activité spécifique d’Enence rencontre de nombreuses contraintes. Un important travail préparatoire nous a permis de définir tous les besoins pour que L’ERP gère :
L’ERP Kube permet la gestion globale de tous les salariés, internes ou externes à l’entreprise. Un accès externe, relié à Kube, disponible à chaque salarié, lui permet de réaliser ses pointages horaires mensuels, d’importer ses notes de frais, de consulter ses documents… Cela permet en interne l’automatisation d’un grand nombre de tâches et une gestion simplifiée de toute la gestion administrative, en évitant les doubles saisies :
Pour chaque mission effectuée par le salarié Kube permet la génération automatique des documents tels que les contrats de travail, les notes de frais, les lettres de convocation, de licenciement ou démission…
Les pointages et notes de frais peuvent être traités en temps réel et génèrent les fichiers d’export comptable et SEPA permettant une intégration directe en comptabilité et en banque, ainsi que le fichier de préparation des payes. Le traitement est ainsi très fluide et rapide.
La partie devis, basée sur un grand nombre de paramètres, a engagé tout le savoir faire de notre équipe de développement pour que la réalisation des devis soit rapide et simple d’utilisation. Celle ci permet le calcul instantané de la marge nette ainsi que le prix de vente conseillé. A la validation du devis, le processus enclenche automatiquement la création de la fiche salarié et de sa mission, rendant possible la facturation en quelques clics seulement.
La partie facturation permet bien sur l’établissement des avoirs, et est entièrement exportable pour l’intégration automatique dans le logiciel comptable de l’entreprise.
La GED (Gestion électronique des documents) développée spécifiquement pour Kube permet une gestion globale des documents interne et de ceux mis à la disposition des salariés et des clients qui peuvent y avoir accès via leur espace personnel.
L’ensemble des informations est récupéré dans une section statistiques très détaillée. Cette section offre un tableau de bord complet et en temps réel de l’activité de l’entreprise, de sa marge globale, par client, par missions… mais est aussi un puissant outil pour la gestion opérationnelle et pour la gestion des stocks de véhicules et de matériels.
Enence est très engagée dans la sécurité de ses salariés, et partenaire actif et certifié du MASE. Cet engagement impose la mise en place de processus particuliers envers les salariés. Kube intègre donc cette particularité. Il permet aux salariés d’effectuer des remontées sécurités, des tests de sécurité, de suivre des vidéos de formation, et aux équipes internes de gérer le suivi de toutes les actions, le tout évidemment en ligne.
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